Scania Trucks

Durchgängige IT-Prozesse für konventionelle und intermodale Verkehre

Zur Abwicklung seiner LKW-Transporte integriert Am Zehnhoff-Söns die Telematiklösung FleetManager.com von Blue Tree Systems

Transport Trucks Shipping

Im kombinierten Waren- und Güterverkehr ist ein lückenloses Ineinandergreifen der verschiedenen Verkehrsmittel unerlässlich. Wird ein Schiff gelöscht oder ein Zug entladen, sollten die zu beladenden LKW für den Weitertransport just-in-time bereitstehen. Das gleiche gilt auch, wenn zum Beispiel Container zu Häfen oder Luftfracht zum Flughafen via LKW gebracht werden müssen. Das Bonner Transportunternehmen Am Zehnhoff-Söns (AZS), das auch die öffentlichen Häfen samt Terminal in Bonn und Trier betreibt, ist mit derlei Herausforderungen jeden Tag konfrontiert. Der Spezialist für intermodale Containerlogistik, nationale und internationale Komplettladung, Lagerung, Luftfracht, Überseeverkehre und Zollabwicklung schlug 2016 im konventionellen Hafenumschlag (Bonn/Trier) fast 1,2 Mio. Tonnen um, im Bereich Container waren es 229.000 TEU. Dabei erwirtschaftete das 110  Jahre alte Familienunternehmen einen Umsatz von über 40 Millionen Euro.

IT-gestützte Containerbrücken und Multifunktionskrane sowie eine IT-gebundene Stellplatzverwaltung erlauben dem Hafenbetreiber einen hohen Güterumschlag. Mit über 50 An- und Abfahrten pro Woche zu und von den Überseehäfen Rotterdam, Antwerpen und Amsterdam stellt Am Zehnhoff-Söns eine überdurchschnittlich hohe Abfahrtsdichte bei gleichzeitig niedrigen Transitzeiten sicher. Auf diese Weise werden 85 Prozent aller Container im kombinierten Verkehr transportiert.

Um die operativen, buchhalterischen und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, setzt der Bonner Logistiker seit 15 Jahren erfolgreich auf die Software-Lösung für Container-Logistik der Modality Software solutions b.v. (Barendrecht/NL). „Mit zunehmendem Wachstum entwickelte sich um dieses operative Kernsystem eine sehr heterogene IT-Landschaft zur Abbildung und Bewältigung vor- und nachgelagerter Aufgaben, die entweder als Insellösungen liefen oder nur vereinzelt durch Schnittstellen miteinander verbunden waren“, so Andreas Am Zehnhoff-Söns, Manager Process der Am Zehnhoff-Söns GmbH. Der in vierter Generation im Familienunternehmen arbeitende Absolvent der  Deutschen Außenhandels und Verkehrs-Akademie analysierte alle abteilungsübergreifenden Prozesse. Sein Ergebnis: „Zusammen mit den Office-Anwendungen waren bei uns über 30 verschiedene Programme im Einsatz. Es lag daher nahe, die Situation zu harmonisieren und zu verschlanken, damit unsere Mitarbeiter diese Abläufe komfortabler und schneller bearbeiten können.“

Scania TrucksDer Bestandsaufnahme folgte 2015 eine Überprüfung und Bewertung der IT-Werkzeuge. Dabei nahmen die Mitarbeiter um Andreas Am Zehnhoff-Söns nicht nur die vorhandenen IT-Lösungen und -Tools in den Blick, sondern auch Systeme und Werkzeuge anderer Anbieter auf dem Markt – von speziellen Branchenlösungen bis hin zu umfangreichen ERP-Systemen großer Software-Konzerne. Das Ziel: Die Anzahl der verknüpften Teil-Lösungen zugunsten eines möglichst einheitlichen IT-Systems radikal zu reduzieren. Vom Ideal der hundertprozentigen Abbildung aller Geschäftsprozesse durch eine einzige IT-Lösung verabschiedeten sich die Verantwortlichen recht schnell. Andreas Am Zehnhoff-Söns: „Letztendlich sind wir zu dem Schluss gekommen, dass das bisher von uns genutzte System für unser Kerngeschäft des intermodalen Containertransports am besten geeignet ist.“ Neben der 15-jährigen Erfahrung mit dem System sprach auch seine weite Verbreitung unter den Reedereien und Terminalbetreibern und dem daraus resultierenden einfachen Datenaustausch für die weitere Verwendung der bisher verwendeten Container-Logistik-Software.

Projekt 2018

Auf Basis dieser Entscheidung mischten die Verantwortlichen von Am Zehnhoff-Söns die IT-Karten hinsichtlich der vor- und nachgelagerten bzw. der begleitenden IT-Prozesse im Mai 2016 völlig neu. „Im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse war dies eine gute Gelegenheit, uns IT-technisch optimal für die Herausforderungen in der Logistikbranche aufzustellen“, so der Prozess-Manager. In einem zweiten Durchgang über alle Abteilungen hinweg galt es nun, die Verbesserungspotenziale der Kernanwendung zu ermitteln. Die Mitarbeiterbefragung ergab, dass ein Großteil der zeitraubenden Arbeiten und Abläufe durch unzureichend verbundene Insellösungen bzw. durch aufwändige Im- und Exporte verschiedener Dateiformate entstehen. So ließen sich etwa Aufträge für die LKW-Verkehre nicht einfach aus dem IT-System der Container-Logistik anstoßen, verfolgen und nachvollziehen. Ebenso kompliziert verlief auch die Abrechnung oder die Archivierung. „Die Schreibtische unser Dispositionsabteilung sind Hardware-technisch sehr überladen, denn um einen Vorgang von Anfang bis Ende zu verfolgen, benötigt jeder Mitarbeiter drei große Monitore, auf denen er die Transportabläufe getrennt voneinander bearbeiten kann“, erläutert der Prozess-Manager. „Unsere Untersuchung hat gezeigt, dass wir zwar für manche Vorgänge um andere IT-Lösungen nicht herumkommen, wir wollen deren Anzahl aber möglichst gering halten.“ Ebenso deutlich wurde, dass diese Abläufe – egal ob Finanzbuchhaltung, Luftfracht oder LKW-Telematik – in das bestehende IT-System so fugenlos wie möglich integriert sein müssen.

Loading Containers TruckNeben dem Hafenbetrieb sind die Nah- und Fernverkehre über die Straße einer der wichtigsten Geschäftszweige des Bonner Transportunternehmens, das hierzu über einen hauseigenem Fuhrpark von 130 Sattelzugmaschinen und 200 Chassis (konventionell, Container) verfügt. Da die bisher hierfür eingesetzte Software aufgrund mangelnder Funktionalität bzw. umständlicher Kompatibilität abgelöst werden soll, steht als dringlichste Aufgabe die Einrichtung einer neuen LKW-Telematiklösung an. Sie soll nicht nur die LKW-Ortung und das Tachographen- bzw. Motorenmanagement zur Verfügung stellen, sondern auch leistungsstarke und robuste Telematik-Ein­heiten. Ein weiterer Grund ist der enge Zeitplan des ehrgeizigen „Projekt 2018“. Er sieht vor, sämtliche Vorbereitungen, wie Hardware-Ausrüstung und -Einrichtung, Schnittstellenanpassungen, Testläufe und Schulungen, bis Ende 2017 abzuschließen, um am 1. Januar 2018 im Echtbetrieb zu starten. Die Hauptanforderung an die gesuchte LKW-Telematik­software: Sie soll sich ohne prozessuale Hindernisse direkt an die Container-Logistik-Soft­ware anfügen lassen, so dass sich die dort angestoßenen Vorgänge bruchlos im Telematikprogramm weiterverarbeiten lassen und danach auch wieder in Modality zur Verfügung stehen.

Durchgängigkeit zählt

Nach zwei Monaten intensiver Untersuchungen geeigneter Anwendungen fiel im März 2017 die Entscheidung, künftig die Telematik-Lösung FleetManager.com von Blue Tree Systems einzusetzen. „Über die reinen Telematik-Dienste hinaus erhalten wir damit jetzt eine Analyse- und Informationsmanagement-Plattform, mit der wir die ermittelten Telematikdaten gemäß unseren Vorstellungen nicht nur umfassend sammeln, einfach auswerten und sicher archivieren, sondern auch anderen IT-Anwendungen zur Verfügung stellen können“, so Andreas Am Zehnhoff-Söns. „Über die lückenlose Anbindung an Modality freut sich natürlich unsere Disposition. Die kann jetzt in nur einem System ihre Aufträge anlegen, Updates und Änderungen vornehmen und sogar Aufträge direkt an das Tablet des LKW-Fahrers senden. Aber  auch Flottenmanager, Fuhrparkleiter, die Technik- und Personalabteilung sowie das Controlling profitieren davon, denn sie können diese Daten jetzt exakt ermitteln sowie anwenderspezifisch selbst strukturieren und abrufen.“ Neben dem konfigurierbaren Reporting waren die intelligenten Suchfunktionen, das Multi-User-Management sowie modernste Kartenfunktionen weitere Investitionsgründe.

Containers ShippingMit der Ausstattung des Fuhrparks hat der Bonner Spediteur bereits begonnen. Aufgrund der einfachen Installation der GPS-Boxen und Telematikgeräte von Blue Tree Systems nimmt ein Werkstattpartner vor Ort diese Arbeiten in Eigenregie vor. Ebenso laufen Tests mit zwei Versuchsfahrzeugen an, um erste Erfahrungen zu sammeln und frühzeitig eventuelle Anpassungen durchführen zu können. Parallel erhalten die Disponenten erste Einblicke in die neue Lösung.

Obwohl die Einrichtung der neuen LKW-Telematik erst vor Kurzem angelaufen ist, hat der Prozess-Manager von Am Zehnhoff-Söns bereits weitere Funktionserweiterungen im Blick: „Wenn wir am 1. Januar 2018 etwa 80 bis 85 Prozent der FleetManager-Funktionen systemübergreifend nutzen können, dann ist ein Großteil unserer Wünsche erfüllt. Darüber hinaus erwägen wir weitere Anwendungen, die zu integrieren sinnvoll sind.“ Die Zusammen­arbeit und Abstimmung mit den Teams von Blue Tree Systems und Modality läuft durchgängig professionell und unkompliziert. Andreas Am Zehnhoff-Söns: „Die verstehen einfach von Anfang an, was wir haben wollen. Und dann wird es umgesetzt.“

Weitere Auswertungsfunktionen geplant

Wenn ab 2018 FleetManager.com unternehmensweit im Einsatz ist, entlastet das nicht nur die Tätigkeiten der Disponenten. Auch die Arbeit des Fahrpersonals unterwegs bzw. vor Ort wird erleichtert. So kann der Fahrer über das mit einer gesonderten Tastatur ausgestattete Tablet zum Beispiel Bestätigungen, Berichte und Fotos an die Zentrale senden oder sie über Routenänderungen unterrichten. Zusätzlich profitiert die Buchhaltung von der buchungsbezogenen Verwaltung, die von FleetManager.com unterstützt wird. „Angesichts der von Blue Tree Systems gebotenen Funktions- und Auswertungsvielfalt der Telemetriedaten haben wir uns in der Einführungsphase erst einmal auf unsere Basis-Kernprozesse konzentriert“, so Andreas Am Zehnhoff-Söns. Denn die Analysemöglichkeiten des Fahrerverhaltens samt Beschleunigungs- und Bremsvorgängen oder des Kraftstoffverbrauchs erweitern die weitere Nutzung des IT-Werkzeugs enorm. „Zum einen helfen sie unserem Fahrtrainer, individuelle Fahrertrainings zur Erhöhung der Sicherheit zu konzipieren. Zum anderen liefern sie eine valide Datenbasis zur Einführung einer Fahrerbewertung. So denken wir etwa über Anreize in Form von Gratifikationsprogrammen nach, mit dem vorbildliche Fahrer ihr monatliches Gehalt aufstocken können.“

Mit Blick auf weitere reizvolle Features, zum Beispiel der Spesenabrechnung für Fahrer, ist der Logistik-Experte recht froh über seine Namenswahl ‚Projekt 2018’: „Alle Kernfunktionen werden zwar ab 1. Januar 2018 scharf geschaltet, aber zur Abstimmung, Anpassung und Funktionserweiterung stehen uns ja zum Glück noch 364 weitere Tage zur Verfügung.“

FleetManager.com von Blue Tree Systems

FleetManager.com erweitert die Palette herkömmlicher Telematik-Dienste erheblich. So umfasst die Plattform sowohl anpassbare Arbeitsbereiche für verschiedene Benutzer, dynamische Suchvarianten und ein benutzerfreundliches Mapping, als auch mehrere Kategorisierungsmöglichkeiten für Fahrer und Fahrzeuge sowie Konfigurationsoptionen zur Verwaltung mehrerer Benutzer und eine neue Bedienoberfläche. Die Anwender können damit ihre Arbeitsbereiche nach eigenen Erfordernissen selbst gestalten und für spätere Vorgänge speichern – etwa bei der Auswahl der gewünschten Datentypen, beim Filtern, Sortieren und Darstellungsdesign. Dank freier Kategorisierung, schnellem Drill-down, intelligenter Suche, effizientem Data Mining und einer Reihe vordefinierter Widgets lassen sich zum Beispiel Informationen zu Fahrzeugen, Fahrern, Orten und Aufträgen in jeder erdenklichen Weise aus unterschiedlichen Datenquellen einfach verbinden.UK_BTS_Devices

Modality Software Solutions

Das international agierende Software-Unternehmen Modality Software Solutions b.v. (Barendrecht/Niederlande) hat sich auf die Automatisierung von Container-Terminals, Container-Depots und Container-Transport­unternehmen spezialisiert. Die Palette reicht von Ablaufanalysen, Anforderungsspezifikationen und Pflichtenhefterstellung  über Projektplanung und –management bis zur Software-Entwicklung. Schulungen und umfangreiche Wartungs- und Support-Angebote komplettieren das Produkt- und Dienstleistungsspektrum.